В противном случае лучше обратиться к исполнителям, специализирующимся на выставках. И тогда возникает вопрос. Есть ли у вас на это лишние деньги. Исключение составляют тендеры, за которыми стоят особо соблазнительные бюджеты. Достаточно ли у вас времени. Опасается ли ваша финансовая служба . Впрочем, при отсутствии доверия никакой тендер в принципе не способен помочь. Являются ли тендеры одним из принципов ведения бизнеса в вашей компании, даже если речь идет о закупке ластиков и карандашей. Однако опыт показывает, что тендеры, безусловно, важны и нужны для крупных компаний с большими рекламными бюджетами, а вот в остальных случаях у специалистов существуют серьезные сомнения. Решите, какой тендер вы предпочитаете — открытый или закрытый. К открытому тендеру приглашают всех желающих, к закрытому — предварительно отобранных участников. Если же вы приняли решение провести закрытый конкурс и предварительно отобрать будущих участников, четко укажите в направленном им сообщении, что н . Подчеркните, что вы не предлагае|с им заказ на подготовку вашего экспонирования, а приглашае. В данном случае шила в мешке не утаишь, и о том, что компания под видом заказа проводит тендер, та интересованные лица узнают очень быстро. Хорошо, если окончательное число приглашенных не превы. Однако в предварительном списке названий компаний . И четвертых, в обоих случаях — и при предварительном отборе участников для закрытого тендера, и при открытом конкурсе — постарайтесь собрать максимум важной информации обо всех, чьи работы вы будете рассматривать. Узнайте об их профессиональной компетентности и успешных проектах, осуществленных ими в последнее время. Попросите представить рекомендации и мортфолио. Выясните, сколько у них было заказчиков за последние год. Шестое правило проведения тендера. Он позволит им сделать то, что нужно именно вам, а также послужит перечнем критериев, по которым вы будете оценивать представленные на конкурс работы. Седьмое правило касается грамотной оценки представленных на конкурс работ. Нужно заранее выработать список ее критериев, определив приоритетные. Что для вас важнее. Поэтому мы их и ранжируем. Если одна сторона хочет поживиться за чужой счет, то почему нужно ждать кристальной честности от второй стороны. Оплаченный тендер — доказательство того, что компания хочет найти лучшего исполнителя, а не воспользоваться чужими идеями бесплатно. Считается, что справедливая и обоюдовыгодная оплата тендерной работы может составлять . Между прочим, деньги, затраченные на тендер, окупаются еще и тем, что взамен вы получаете исследование рынка соответствующих услуг, пусть и небольшое. И наконец, третья составляющая фундамента выставки — техническая сторона организации. К ней относятся следующие. Позволяют ли условия выставки организовать их распродажу в последний день. Можно ли планировать дирижабль с логотипом как средство привлечения внимания к стенду, т. найдется ли для него место в выставочном зале. Вот теперь можно переходить к планированию. Готовые решения Польза от . Информация об участниках тендера . На тендер отводится не менее полутора. И закрытый, и открытый тендер проводятся честно, с предварительным уведомлением или объявлением. Число участников не должно превышать пяти. С приглашенными к конкурсу желательно познакомиться заранее. Тендер проводится в соответствии с известным его участникам уставом. Конкурсные работы выполняются на основании брифа. Результаты оцениваются по ранжированным критериям. Как составить план Зачем выставочной команде поэтапный план работы. От него во многом зависит, увенчаются ли желаемым эффектом усилия, которые вы затрачиваете на подготовку к выставке и участие в ней. В идеале любая цель, любое дело требуют четкого плана. На практике же мы часто отказываемся от такой работы, довольствуясь виртуальным планом в голове. При подготовке к выставке подобное непозволительно. План может включать в себя постановку целей и задач, распределение бюджета, определение целевых аудиторий, выбор экспонатов, мероприятия по координации работы персонала, взаимодействию с клиентами, посетителями и СМИ, планируемое число контактов . Не забудьте о мероприятиях по текущему мониторингу подготовки к выставке, по отслеживанию и контролированию работы всех исполнителей на всех этапах. Форма и окончательный набор пунктов плана не являются жестко заданными, разработчики могут их варьировать в определенных пределах. Важно лишь, чтобы в нем были перечислены все важнейшие действия с указанием ориентировочных сроков. В качестве примера представлена одна из возможных форм компоновки выставочного плана . Еще раз подчеркнем, что представленный перечень пунктов плана носит рекомендательный характер. Далее мы приведем в качестве примера иной по форме и содержанию план. Схема тана подготовки к выставке Действие Зачем. Наши по Общая ори Ориентиро . Подготовка сценария Фамилии презентацня возможностей ново стоянные ентировоч вочные презентации ответствен нового при го прибора клиенты ная сумма сроки . Тренинг ведущего ных за вы бора для . Потенци затрат . Изготовление пригла полнение специалистов . Передача полного енты вии с ко пункту . Рассылка приглашений пункта рекламно . Представи лонкой колонки . Подготовка пресс колонки информационного тели СМИ . Изготовление реклам щего коммерческое но. . Подготовка инфра . Оповещение всех посетителей семинара через . Ограничения известны заранее и сводятся главным образом. Риски делятся на. К непредсказуемым рискам можно подготовиться только морально и постоянно . А вот с известными и предсказуемыми следует начинать бороться заранее. Для этого нужно их выявить, проанализировать вероятность и силу влияния на планы компании и выработать меры противодействия. Рассмотрим один из возможных рисков на примере недавно прошедшей выставки по оформлению интерьеров .